Vertragsmanagement - brauche ich das?
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22. August 2014

Vertragsmanagement - brauche ich das?

Simplessus Contracts ist eine Vertragsmanagement Software, die dafür sorgt, dass Sie sämtliche Verträge für Ihre Firma inklusive aller Fristen und Kosten stets im Blick behalten.

Vertragsmanagement - brauche ich das?
Simplessus Contracts ist eine Vertragsmanagement Software, die dafür sorgt, dass Sie sämtliche Verträge für Ihre Firma inklusive aller Fristen und Kosten stets im Blick behalten. Verfügbar ist Simplessus Contracts sowohl als Kaufsoftware als auch cloudbasiert als SaaS (Software as a Service). Bevor Sie in unsere digitale Lösung für Ihr Vertragsmanagement investieren, stellt sich natürlich auch die Frage, ob und aus welchen Gründen sich eine Vertragsmanagement Software für Ihr Unternehmen rechnet und warum Simplessus Contracts eine optimale Lösung für Sie sein kann.

Vertragsdigitalisierung

Verträge - Grundlage unternehmerischen Handelns

Verträge gelten in der Praxis als die Grundlage unternehmerischen und betriebswirtschaftlichen Handelns. Die Kenntnis der Faktenlage zu allen für ein Unternehmen relevanten Verträgen, über daraus resultierende Eingriffsmöglichkeiten, Chancen und Risiken sowie die Kosten, die aus dem jeweiligen Vertrag entstehen, ist für eine professionelle Unternehmensführung unverzichtbar. Die Praxis sieht in vielen Firmen jedoch anders aus: Zwar sind sich Management und Mitarbeiter bewusst, dass sie in so gut wie allen unternehmensrelevanten Prozessen und bei unternehmerischen Entscheidungen auch vertragliche Verpflichtungen eine Rolle spielen. Um welchen Vertrag und welche Vertragsdetails es dabei geht, bleibt jedoch oft im Dunkeln. Die Kontrakte sind vor allem spannend, wenn sie abgeschlossen werden, danach fristen sie ihr Dasein in Excel-Listen und diversen Aktenschränken. Interessant werden sie erst wieder, wenn es Probleme gibt oder gesetzliche Vorschriften eine umfassende Dokumentation des betrieblichen Vertragswesens fordern. Die exakte Durchsicht der Papiere erweist sich dann als aufwändig und arbeitsintensiv. Generell gilt: Durch ein unzureichendes Management von Verträgen verschenken Unternehmen oft wesentliche Chancen oder erkennen Risiken zu spät. Die eigenen Verpflichtungen und auch die Rechte und Pflichten anderer sind in vielen Fällen nicht allen damit befassten Mitarbeitern klar.

Vertragsmanagement in Unternehmen - abteilungsübergreifend und oft wenig transparent. Kompliziert ist ein effektives Management von Verträgen in Unternehmen nicht nur wegen der meist großen Anzahl an Kontrakten, sondern vor allem durch die abteilungsübergreifende Relevanz der Dokumente. Management, Fachabteilung und Juristen sind in die Verhandlung von Verträgen involviert. Die Originale verbleiben danach meist in der Rechtsabteilung, die zusammen mit den Verantwortlichen in den operativen Bereichen für eine ordnungsgemäße Erfüllung und gegebenenfalls auch für ein korrektes Kündigungsmanagement sorgen soll. Finanzabteilung, Controlling und Revision beschäftigen sich mit dem Zahlungsprozedere, Risiken sowie bilanzierungsrelevanten Fragen aus bestehenden oder zu schließenden Verträgen. Operative Abteilungen erhalten mindestens den Zugriff auf ausgewählte Daten von Verträgen. In kleineren Unternehmen sind die Fülle an Verträgen und die Zahl der involvierten Mitarbeiter zwar nicht so unübersichtlich wie in großen Firmen - auch hier fällt es jedoch oft nicht leicht, jederzeit den Überblick darüber zu behalten.

Zudem haben Management und Fachabteilungen jeweils spezifische Anforderungen an das Management von Verträgen. Für Geschäftsleitung und Controlling ist ein exaktes Vertragsmanagement ein wichtiges Instrument zur Bewertung sowie Reduktion von Risiken und Kosten. Für Einkauf und Vertrieb bilden vertragliche Vereinbarungen mit externen Partnern die Grundlage ihrer Arbeit. Die Rechtsabteilung benötigt einen detaillierten Überblick über alle bestehenden Kontrakte unter anderem, um
gesetzliche und gesellschaftsrechtliche Vorschriften sicher einzuhalten.

Vertragscontrolling

Welche Typen von Verträgen in Unternehmen gibt es?

Im Unternehmensalltag sind vor diesem Hintergrund zahlreiche und recht unterschiedliche Vertragstypen wirksam.

Relevant sind beispielsweise:
  • Unternehmens- und Gesellschaftsverträge
  • Einkaufs- und Verkaufsverträge
  • Kreditverträge
  • Leasing-, Miet- und Vermietungsverträge
  • Rahmenverträge in verschiedensten Bereichen
  • Dienstleistungs- und Versicherungsverträge
  • Personal- und Werkverträge
  • Terminkontrakte
  • Kommunikationsverträge (Festnetz, Internet, Mobilfunk)
  • Sonstige (beispielsweise Geheimhaltungserklärungen oder Mitgliedschaften)

Im Einzelnen kann es sich inklusive aller Anlagen um recht umfangreiche Vertragswerke handeln. Zudem erfordert jeder Vertrag spezifischen Verwaltungsaufwand, beispielsweise im Hinblick auf die Einhaltung von Zahlungs- oder Kündigungsfristen, Dokumentationen, die Zuordnung von personellen Verantwortlichkeiten und Berechtigungsgruppen oder die termingerechte Erfüllung von Aufgaben aus dem Kontakt.

Vertragsmanagement - ein recht komplexes Arbeitsfeld

Beim Management von Verträgen handelt es sich folglich um ein recht komplexes Arbeitsfeld. Eine wesentliche Rolle spielen hier drei Teilbereiche:

  • Das Vertragscontrolling bewertet Potenziale und Risiken bestehender Verträge. Es liefert einen Überblick über die Top-Vertragspartner des Unternehmens, rechnet Verpflichtungen und Umsatzpotenziale aus und bilanziert die Kosten aus Verträgen. Aus der Vertragsbewertung ergeben sich Entscheidung über die Weiterführung oder Kündigung von Kontrakten sowie die generellen Kooperationsstrukturen einer Firma. Auch in operative und strategische Planungsprozesse ist das Vertragscontrolling involviert. Außerdem wirkt es an den Berichten für die Jahresberichte, für Prüfprozesse und für die Unternehmensleitung mit.

  • Die Vertragsverwaltung umfasst alle Prozesse, bei der es um die Vorbereitung von Verträgen, die Strukturierung vertragsbezogener Informationen und die Realisierung vertraglich vereinbarter Leistungen geht. Dieser Bereich schließt beispielsweise das Einholen und Abgeben von Angeboten, Vertragsverhandlungen, Vertragsabschlüsse sowie die Erstellung der erforderlichen Dokumente und ihre Prüfung ein. Auch das Einholen von Genehmigungen und Unterschriften fällt in das Ressort der Mitarbeiter, die mit der Verwaltung von Verträgen beschäftigt sind. Oft nehmen sie diese Aufgaben zusammen mit dem Vertragscontrolling wahr. Im operativen Geschäft kümmern sie sich außerdem um Fristüberwachungen sowie die Rechnungstellung.

  • Die Vertragsarchivierung in Unternehmen muss langfristig und revisionssicher erfolgen. Dies betrifft nicht nur die eigentlichen Kontrakte, sondern auch alle anderen vertragsrelevanten Dokumente. Letztendlich fließt die Informationsflut aus allen vorhandenen Verträgen im jeweiligen Archivsystem zusammen. In den meisten Unternehmen geht es dabei heute auch um die Digitalisierung der Papiere, also das Etablieren und die fortlaufende Pflege einer zentralen Vertragsdatenbank, die als Grundlage für alle Vertragsmanagementprozesse dient.

Ein effizientes Management von Verträgen sollte alle drei Teilbereiche integrieren. Sein
grundsätzliches Ziel besteht in der Erhöhung der betriebswirtschaftlichen Effizienz der Firma. Gleichzeitig muss es die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Eckdaten von Verträgen - beispielsweise für Verhandlungen und andere Managementprozesse - in konzentrierter Form verfügbarsind, relevante Mitarbeiter und Entscheidungsträger jedoch auch jederzeit Zugang zu den kompletten Dokumenten haben.

Vertragsmanagement

Welche Risiken drohen bei ineffizientem Management von Verträgen?

Bei einem ineffizienten und unvollständigen Management von Verträgen drohen verschiedene Risiken, dazu gehören:

  • Nichteinhaltung/Verletzung von rechtlichen Vorschriften
  • Versäumnis von Fristen und Vertragsoptionen
  • Nichterfüllung von Verträgen oder einzelner Vertragsbestandteile
  • Mangelhafte und zeitaufwändige Bearbeitungsprozesse
  • Intransparenz und ungleicher Informationsstand aller mit einem konkreten Vertrag befassten Mitarbeiter
  • Intransparente Freigabe- und Genehmigungsprozesse
  • Mangelnde Bewertung von Risiken und Potenzialen
  • Erhöhte Kosten
  • Unvollständige Dokumentationen und Verlust von Dokumenten
  • Fehlende Sicherheit für Revision und Bilanzierung.

Anders gesagt: Das Management von Verträgen hat einen immensen Einfluss auf verschiedenste Prozesse im Unternehmen und damit in letzter Konsequenz auch auf Ihren geschäftlichen Erfolg. Eine Optimierung hat in vielen Fällen spürbare Auswirkungen auf das Betriebsergebnis.

Effizientes Management von Verträgen - ohne leistungsstarke Software heute kaum noch möglich


Aus der Komplexität der vertraglichen Beziehungen von Firmen ergibt sich, dass ein effizientes Vertragsmanagement ohne leistungsstarke Software heute kaum noch möglich ist. An dieser Stelle kommt Simplessus Contracts ins Spiel. Dabei handelt es sich um eine Vertragsmanagement Software, die sich problemlos an die Anforderungen unterschiedlicher Unternehmensgrößen adaptieren lässt. Ihr
Herzstück ist eine digitale Vertragsdatenbank, in der alle vertraglichen Verbindungen Ihres Unternehmens - Vertragstexte und alle zugehörigen Dokumente - in digitaler Form gespeichert sind. Simplessus Contracts übernimmt für Sie die komplette technische Seite Ihres Vertragsmanagements, also Vertragsverwaltung, -Controlling und -Archivierung. Auch die Erstellung Ihrer Vertragsdokumente bereitet das Programm in effizienter Weise vor. Selbstverständlich sorgt es dafür, dass Sie keine vertraglich relevanten Fristen - Zahlungs- und Kündigungstermine oder Termine für Vertragsoptionen - übersehen. Das System ist individuell konfigurierbar und passt sich so den Anforderungen Ihres Unternehmens nahtlos an.

Die Simplessus-Contracts-Funktionalitäten im Überblick

Die Simplessus-Contracts-Software ermöglicht:

  • Schnelle und unkomplizierte Vertragsverwaltung
In der elektronischen Vertragsakte werden alle Informationen zu einem bestehenden oder noch zu schließenden Vertrag gespeichert. Ihre Vertragsdokumente finden Sie durch die Suchfunktion mit wenigen Mausklicks. Auch alle Änderungen an Verträgen werden durch das Programm revisionssicher dokumentiert. Die einzelnen Vertragskategorien definieren Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen/den
Vertragsstrukturen Ihres Unternehmens.

  • Einen umfassenden Überblick über alle Fristen und Termine
Erinnerungen an bevorstehende Ereignisse finden Sie als System-E-Mail in ihrem Postfach. Die Mails enthalten einen direkten Zugang zum betreffenden Vertrag. Den Verteiler der Fristerinnerungen definieren Sie - auch Mailings an Mitarbeiter ohne Zugang zur Vertragsverwaltung sind grundsätzlich möglich. Das Zusatztool "Markt Observer" benachrichtigt Sie optional auch bei anderen Ereignissen, die für Ihre Geschäfte relevant sind, beispielsweise bei kritischen Veränderungen von Rohstoffpreisen oder den Wechselkursen für Fremdwährungsverträge.

  • Zusatzmodul Aufgabenverwaltung/To-Dos
Zusätzlich zu der integrierten Erinnerungsfunktion können Sie alle Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Verträgen in einem Zusatzmodul für die Aufgabenverwaltung hinterlegen.
Sie erhalten hierdurch doppelte Sicherheit. Außerdem ist es in diesem Modul möglich, verschiedene Eskalationsstufen für bisher nicht erledigte Tasks zu definieren.

  • Komplexes Rechte-Management
Berechtigungen können Sie in Simplessus Contracts sehr detailliert vergeben. Möglich sind Zugangsdefinitionen nach Vertragsarten oder nach Gruppen und Personen (Abteilungen sowie einzelne Mitarbeiter). Auch für den einzelnen Vertrag können solche differenzierten Lese- und Schreibrechte vergeben werden. Einzelne Dokumente aus einer Vertragsakte können Sie ausschließlich für autorisierte Personen freigeben und gegebenenfalls mit einem separaten Passwort auch verschlüsseln. In Simplessus Contracts ist eine eigene Benutzerverwaltung integriert, optional können Sie die Vertragsdatenbank jedoch auch mit einem Microsoft-Active-Directory verbinden.

  • Reporting Engine
Die Reporting Engine ermöglicht Ihnen, vorgefertigte oder eigene Auswertungen zu erstellen - selbstverständlich inklusive diverser grafischer Elemente. Technische Kenntnisse brauchen Sie dabei selbst für komplexere Analysen nicht. Der Reporting-Assistenz führt Sie durch Ihr Dokument und schlägt Ihnen passende Darstellungsformen (Listenauswertung, verschiedene Diagramme) für Ihre Untersuchung vor. Ihre Auswertungen werden in verschiedenen Formaten ausgegeben, lassen sich in MS Excel, XML oder JPEG weiter bearbeiten und natürlich auch per E-Mail versenden.

  • Vertragserstellung
Bei vielen gleichartigen Verträgen wird die Erstellung der Dokumente durch die Software übernommen. Die Vorlagen dafür hinterlegen Sie in MS Word, OpenOffice, HTML oder PDF. Das Programm füllt sie mit Daten aus der Vertragsakte - Ihr fertiges Vertragsdokument erhalten Sie per Mausklick.

  • Liquiditätsplanung
In das Liquiditätsplanungsmodul der Software fließen alle Finanzdaten aus den gespeicherten Verträgen ein. Gelistet werden alle fixen und variablen Einnahmen und Ausgaben sowie manuelle Einzelbuchungen. Die Summen- und Salden-Ermittlung erfolgt auf Monatsbasis. Die Ergebnisse können Sie in MS Excel und grafische Auswertungen außerdem als JPEG exportieren.

  • IT-gestützte Freigabeprozesse/Workflow
Simplessus Contracts bildet auch komplexe Workflows in Ihrem Unternehmen ohne großen Aufwand ab. Die integrierte Workflow-Engine bindet alle relevanten Personen in Freigabeprozesse und damit den gesamten Workflow ein. Der Ablauf der diversen Teilschritte wird durch das System gemanagt.

  • Zusatzmodul Rechtsstreitigkeiten
Optional können Sie das System um ein Zusatzmodul für Rechtsstreitigkeiten erweitern. Mit diesem Tool erfassen Sie offene Forderungen oder Schadensmeldungen - Ihre Rückstellungsplanung erleichtert dies beträchtlich. Außerdem können Sie durch das Modul alle relevanten Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten hinterlegen und mit den jeweiligen Verträgen verknüpfen.

  • Cockpit
Ihr Cockpit oder Dashboard - also die Einstiegsmaske ins System - können Sie so gestalten, dass Sie auf den ersten Blick alle für Sie relevanten Informationen sehen. Angezeigt werden können beispielsweise Termine, auslaufende Verträge oder die von Ihnen zuletzt bearbeiteten Unterlagen. Für bestimmte Benutzer/Benutzergruppen können Sie unterschiedliche Cockpits hinterlegen.

Vertragserstellung

Kaufen oder mieten?

Sie sehen: Simplessus Contracts bietet alles, was Sie für eine wirklich moderne, intelligente und effiziente elektronische Vertragsverwaltung brauchen. Ob Sie die Software mieten oder kaufen, bleibt Ihnen überlassen - wir bieten beide Möglichkeiten an. Vorteile ergeben sich sowohl aus SaaS als auch aus der Kaufoption.

  • Falls Sie sich für Simplessus Contracts als SaaS entscheiden profitieren Sie davon, dass der IT-Aufwand bei uns verbleibt, da das Programm auf unseren Servern läuft. Sie mieten das Programm in diesem Fall mit einer dreimonatigen Mindestlaufzeit. Das Buchen neuer oder die Deaktivierung nicht mehr benötigter Module ist zu jedem Zeitpunkt nötig. Natürlich umfasst Ihr Mietvertrag auch Support und Updates. Sie haben die volle Kontrolle über alle Kosten und selbstverständlich keinerlei verdeckte Extrakosten.

  • Bei langfristiger Nutzung empfiehlt sich auch ein Kauf der Software. Sie entscheiden selbst, ob Sie zusätzlich Supportdienstleistungen und Updates ordern möchten. Durch die Installation auf Ihren eigenen Servern gewinnen Sie durch die Kaufoption die volle Datenhoheit und integrieren das Programm in Ihr eigenes Datenschutz- und Backup-Konzept. Ob das System extern erreichbar oder nur in Ihrem Intranet verfügbar ist, liegt in Ihrer Hand. Für Wartungszwecke erteilen Sie uns gegebenenfalls externe Zugangsrechte.

Professionelles Management von Verträgen - drei Optionen zu attraktiven Preisen

Ihre entscheidende Frage für eine Investition in eine Vertragsmanagement Software ist möglicherweise, was Sie das Ganze kostet. Simplessus Contracts bietet Ihnen professionelles digitales Management von Verträgen in drei Versionen - ECONOMY, BUSINESS und PREMIUM - zu sehr attraktiven Preisen. In allen drei Versionen verwalten Sie für Ihr Unternehmen eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen, Unterschiedlich sind die lizenzierte Benutzeranzahl (3, 10 und 25 User), die kostenlose Testlaufzeit sowie in der Cloud-Version der integrierte Speicherplatz.

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