Was zeichnet ein gutes Vertragsmanagement aus?
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11. Mai 2015

Was zeichnet ein gutes Vertragsmanagement aus?

Verträge sind wichtig, schließlich werden mit ihnen verbindliche Abmachungen getroffen, die für die Unterzeichner kaum zu unterschätzende Konsequenzen haben. Ein gutes Vertragsmanagement hilft dabei, bei der Fülle an Verträgen auch als Geschäftsführer stets den Überblick zu behalten.

Was zeichnet ein gutes Vertragsmanagement aus?
Wir, das Simplessus-Team, kennen so viele Gründe, die für ein digitales Vertragsmanagement sprechen. Die wichtigsten seien an dieser Stelle zusammengefasst:

1. IT-gestützt

Es mag banal klingen, doch sollte in der modernen Berufswelt von heute jeder auf ein IT-gestütztes Vertragsmanagement setzen. Mit ihm lassen sich sämtliche Verträge digitalisieren. So wird eine globale Organisationsaufgabe in eine übersichtliche Datenbank überführt, die sich auch beim nächsten Audit positiv auf die Unternehmenseinschätzung auswirkt.

2. Transparenz
Wer auf ein digitales Vertragsmanagement setzt, kann sich über mehr Transparenz freuen. Denn statt die Verträge alle in Ordnern zu hüten, sind alle an einem Platz zu finden und jederzeit unkompliziert abrufbar. Bei modernen Softwarelösungen gestaltet sich die Vertragsablage einfach und intuitiv. Der Abruf ebenso.

3. Kontrolle

Auch wenn die Verträge digital abgelegt werden, bedeutet dies nicht, dass fortan jeder in Ihrem Unternehmen Zugriff auf die vertraulichen Dokumente hat. Der Zugriff kann ausschließlich einer bestimmten Person oder Personengruppe gewährt werden, etwa über einen Passwortschutz.

4. Risikomanagement
Durch die übersichtliche Ablage der Verträge, besteht jederzeit die Möglichkeit der Vertragskontrolle. Inhalte lassen sich schnell überprüfen und mit anderen Verträgen vergleichen. Auch die Bearbeitung der Verträge kann mit einem IT-gestützten Vertragsmanagement digital erfolgen.

5. Zeitersparnis
Umfassende Lösungen für das Vertragsmanagement liefern alle Funktionen, die Unternehmer für die Erstellung, Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen benötigen. Durch die Nutzung eines einzigen Tools, können all diese Schritte effizient erledigt werden. Auch reduziert sich der Zeitaufwand bei der Vertragsrecherche sowie deren Analyse.

6. Reporting

Mit umfangreichen Reporting-Funktionen lässt sich ein Unternehmen noch besser führen. Denn aus den Ergebnissen lassen sich Maßnahmen für noch mehr Effektivität ableiten. So auch beim Vertragsmanagement, das eine unkomplizierte Vertragsauswertung zulässt und somit auch für die Zukunft Entscheidungsgrundlagen liefert. Dabei werden auch die Kosten in sämtliche Überlegungen miteinbezogen.

7. Optimierte Prozesse

Nicht selten werden in einem Vertrag konkrete Fristen festgehalten, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in der Hektik des Arbeitsalltags vergessen können. Mit einem digitalen Vertragsmanagement wird dieses Problem umgangen, lässt man sich an Termine durch automatische oder auch manuell angelegte Wiedervorlagen einfach von der Software erinnern.

Unser Fazit: Warum auf ein digitales Vertragsmanagement setzen?

  • Ein einheitlicher Aufbewahrungsort für alle Verträge
  • Schnelle und unkomplizierte Einsicht in die Dokumente
  • Strukturierung und damit einhergehende Beschleunigung des Bestätigungsprozesses
  • Bessere Überprüfung der Konformität unter allen Verträgen
  • Automatische Benachrichtigung über Vertragsfristen
  • Zeitersparnis durch effizientere Arbeitsweise

Sie spielen mit dem Gedanken, sich ein IT-gestütztes Vertragsmanagement anzuschaffen, haben aber noch Fragen oder sind sich unsicher? Dann setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung. Wir helfen gerne weiter und zeigen Ihnen, wie ein digitales Vertragsmanagement auch Ihr Unternehmen sinnvoll bereichern kann.

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